日々の学習が進むようになった「タスク管理」のルール
子供もすでに６ヶ月目に入り、寝返りが上手になってきました。この半年を振り返ると、子供との時間が一気に増えたことが大きい変化です。必然的に自分の時間は減ったわけですが、最近自分に課したルールのおかげで、以前よりも日々の学習は進んでいます。
※注：以下のルールは自分に当てはまったというだけで、他の人に当てはまるとは限らないことに注意してください。
目次
ルール
自分が設けているルールは以下です。「６つもあるのか...」と思いがちですが、一つ一つはシンプルなのでそこまで複雑ではありません。
- 10-20分単位のタスクに分割する
- タスクが大きいと思った瞬間に分割する
- タスクに優先順位をつける
- 進行中タスクは一つまで
- スプリントは一週間
- スプリントのタスクを終わらせたら好きなことをして良い
スクラムを学びたいと思い、いくつかの本やサイトを回った結果、「個人学習のタスク管理にも使えそうな要素があるな」と思ったのがきっかけです。結果的には書籍に書いてあるようなありふれたルールですが、自分には合っていました。
一つずつ説明し、その効用も書きます。
10-20分単位のタスクに分割する
学習したい項目を「10-20分単位のタスク」に分割します。例えば、実際にやっていることの一つに「読みたい本のKindleの位置Noを200毎に分割する」があります。以下のような形です。
その他の学習タスク（個人開発など）も10-20分単位で分割します。分割の効用としては、
- やることが明確になる
- 着手までのハードルが下がる
- タスク完了の頻度が上がる（Doneにする時は気持ちいい）
の３点が挙げられます。
タスクが大きいと思った瞬間に分割する
一旦タスクを分割しても、いざ着手しようとすると「何をしたらいいんだっけ？」と疑問に思ってしまい、なかなか着手できない場合があります。また、着手しても終わりが見えず、ダラダラと進めてしまうこともあります。こういうときはタスクが大きいことが原因なので、気づいた瞬間にタスク分割作業に入ります。何よりも優先して分割作業をします。効用は、
- 分割することで「10-20分単位のタスクに分割」の効用を得られる
です。
タスクに優先順位をつける
分割したタスクには優先順位をつけます。細かく分割すると膨大なタスク量になりますが、優先順位は必ずつけます。自分がやりたい学習の順番でもよいですし、複数の大項目がある場合は、それらのタスクを織り混ぜる形で順番に並べても構いません。効用としては、
- 次に着手するタスクが明確になる
です。
進行中タスクは一つまで
複数挙げたルールの中で、このルールが一番強力でした。
学習する上で着手するタスクは必ず一つにします。優先順位が一番高いタスクにしか着手しません。それが終わるまで他のタスクは忘れます。「TODO」「DOING」「DONE」のうち、「DOING」にはタスクを一つしか登録できないようにします。もし何らかの理由で他のタスクに切り替える場合は、現状の「DOING」にあるタスクを「TODO」に戻し、新しいタスクを「DOING」に移動します。これを徹底します。
ルールの効用は以下です。
- 今やるべきタスクは何かが明確になる
スプリントは一週間
一週間単位で以下を行います。
- 先週の成果を確認
- 先週のふりかえりを実施
- 今週やるタスクのリスト（優先順位有り）を作成
ふりかえりはKPTをやっています。その後、優先順位をつけて今週のタスクリストを作成します。このようなスプリントを回す効用は、
- 定期的にふりかえりをすることで、スプリント自体を改善できる
です。スプリントを始めた当初は、今回挙げているようなルールはありませんでした。ですが、ふりかえりを行い「スプリントを改善するためにはどうしたらよいか」を考えることで、今回のようなルールが見えてきました。
スプリントのタスクを終わらせたら好きなことをして良い
自分は「タスクに追われる日々」が嫌いです。何かやりたいことがあっても「あのタスクが終わってない」という思いが拭えず、心の底からやりたいことができませんでした。昔あった「20%ルール」みたいなことも考えましたが、結局その20%の中でも「あのタスクが...」という考えは拭えませんでした。そんな自分にピッタリだったのがこのルールです。効用は以下です。
- タスクを終わらせたので、罪悪感無くやりたいことに着手できる
- やりたいことをするために、タスクを進めようとする力が働く
このルールがあるので、スプリントの前半（自分は月曜始まりにしているので、月火水あたり）で今週のタスクをほぼ終わらせるように心がけています。結局、バッファ込みで金曜くらいに終わるのですが。そして土日はやりたいことをします。
毎週のスプリントを回していると、土日でもタスクが残っていることがあります。その場合はふりかえりでそのことを挙げ、次週のタスク量を調整します。これもスプリント改善の一つです。
before/after
以前、なかなか学習が進まなかった理由を考えてみると、以下のようなことが挙げられます。
- 学習項目のゴールが遠く、着手までの心理的ハードルが高かった
- 心理的ハードルを頑張って超えたとしても、何をしてよいかが明確ではなかった
- 実際に着手してもゴールが遠いので、モチベーションが続かなかった
- 学習したい項目がたくさんあり「AもBもCもやりたい」という思いや「Aをやっていたら時間がかかってしまい、Bをやっていないことに焦りを感じる」という思いがあった
- 結局どれに着手しても焦りを拭いきれなかった
今回のルールは、上記の問題を解決しています。以下にルールを再掲します。
- 10-20分単位のタスクに分割する
- タスクが大きいと思った瞬間に分割する
- タスクに優先順位をつける
- 進行中タスクは一つまで
- スプリントは一週間
- スプリントのタスクを終わらせたら好きなことをして良い
これらのルールのおかげで、
- 迷わない
- すぐに着手できる
- 完了多数でモチベーションが続く
- 他のやりたいこともできる
という状況を作り出せています。
仕事にも活かす
実際に自分の学習タスクでうまく行っているので、毎日の仕事にも活かしています。チームのタスク管理にも提案しました。合うかどうかはチーム次第なので、合わなかったらまた別の改善をしていくのですが、なんらかのアクションとして前進できそうです。
ツール
使っているツールはJIRAです。このルールを運用するにあたって、今のところ不満はまったくありません。日々、スマホアプリからでもDoneを量産しています。
累積フロー図は現在こんな感じです。
開始当初にガツンとTODOが増えています。その後、運用していく中で所々TODOが増えている箇所があります。これはタスクが大きいので分割した結果です。また、「In Progress」がほぼ見えません。これは「進行中タスクは一つまで」というルールの表れです。
こういった流れをグラフで見られるのもモチベーション維持につながっています。
今後
毎週どんどんスプリントを改善していきます。
